Nos politiques

Politique de compétition

(Révision – août 2018)

BUT : Renseigner les athlètes, les entraîneurs, les parents bénévoles et les parents concernant leurs consignes en compétition.  
 

Général:

  1. Les nageuses sont sous la responsabilité de l’entraîneur chef et des entraîneurs tout le temps du séjour de la compétition, c’est-à-dire de l’arrivée à l’hôtel ou au lieu de compétition selon l’horaire déterminé par les entraîneurs et ce jusqu’à la fin de la compétition. Chaque entraineur doit s’assurer que les nageuses quittent l’hôtel ou le lieu de compétition avec leurs parents ou la personne désignée.
  2. Lors des compétitions à l’extérieur de la région, toutes les nageuses et entraineurs d’équipes seront hébergées par Natation Artistique GatinEau.  Toutes exceptions doivent avoir été autorisées par l’entraîneur chef. Les frais de compétition de la nageuse relatifs à cette compétition doivent cependant être acquittés.
  3. Lors des compétitions à l’extérieur de la région, chaque parent est responsable de transporter son enfant à l’hôtel à l’heure indiquée sur l’horaire de la compétition fournie par les entraineurs.  Chaque parent est responsable du retour à Gatineau de son enfant au jour et à l’heure indiqués sur l’horaire de la compétition. Également, lors des jours de compétition, chaque parent est responsable de transporter son enfant pour les allers/retours entre l’hôtel et le site de compétition, restaurants et autres endroits déterminés par le Club.  Si un parent ne peut pas assurer le transport de son enfant, il doit le signaler à son entraineur dans les plus brefs délais. Natation Artistique GatinEau s’engage à consulter les autres parents de l’équipe pour organiser le covoiturage de la nageuse.  Toutes exceptions doivent avoir été autorisées par les entraîneurs chefs et/ou les entraîneurs adjoints.
  4. Le transport et les repas des entraîneurs doivent être assurés et assumés par les parents de l’équipe. Les repas au restaurant doivent aussi être couverts par l’équipe.  Natation Artistique GatinEau ne remboursera pas les factures de repas pour toutes compétitions extérieures.  Ils seront redirigés vers le parent gérant d’équipe pour fins de remboursement. Si les parents de l’équipe ne sont pas en mesure de s’acquitter de ces responsabilités, les frais de déplacement ou de nourriture engagés par l’entraineur doivent être assumés par l’ensemble des parents. La gestion de ces situations est sous la responsabilité du parent gérant d’équipe.
  5. Lors des compétitions à l’extérieur de la région, les repas seront gérés en équipe.  La coordination des repas va se faire par les parents gérants d’équipe en collaboration avec les entraîneurs.  Lors des compétitions, les repas des entraîneurs seront sous la responsabilité de l’équipe.
  6. Les nageuses et les entraineurs doivent revêtir le survêtement du club Natation Artistique GatinEau durant les jours de compétition et au retour de la compétition.  L’athlète comme l’entraîneur doit toujours afficher une tenue propre et être bien mise pour les présences publiques.  Les pantalons en jeans, les shorts trop courts et les camisoles bretelles spaghetti sont interdits en tout temps.  Le port du survêtement et de chaussures convenables est obligatoire lors de la remise des médailles et des rencontres avec la presse.
  7. Pour chacune des compétitions, les entraîneurs présenteront l’horaire du séjour de compétition aux nageuses et aux parents.  Les heures de départs, les allers-retours et les heures de repas seront indiqués dans les horaires transmises aux parents dans les plus brefs délais.
  8. Lorsque les nageuses sont en compétition à l’extérieur de la ville, Natation Artistique GatinEau s’efforcera d’offrir le meilleur hébergement possible au meilleur prix possible.  Pour de multiples raisons de logistique et de préparation des nageuses, le Club Natation Artistique GatinEau demande et planifie l’arrivée des athlètes la veille du premier jour de compétition extérieures. Par respect pour l’ensemble des nageuses, le respect du couvre-feu est exigé de la part de tous les participants
  9. L’athlète doit collaborer à rendre son séjour agréable.  Les nageuses, les entraîneurs et les parents doivent se comporter de manière à ne pas entacher la réputation du club Natation Artistique GatinEau. Les nageuses doivent respecter en tout temps les parents gérants d’équipe, son entraineur, ses pairs et les équipes adverses.
  10. Les clés de toutes les chambres seront remises aux entraineurs seulement.  Les parents doivent se présenter à l’hôtel à l’heure et au lien préétabli par l’entraineur.  Aucune clé ne sera remise avant l’arrivée des entraineurs, sauf à la demande de l’entraineur-chef.  Les athlètes doivent respecter le couvre-feu établi par l’entraîneur, les heures de repas et les consignes établies par l’entraîneur.
  11. Lors des séjours à l’hôtel, les nageuses seront entièrement sous la responsabilité des entraîneurs et des parents gérants d’équipes.  Aucune nageuse ne pourra être hébergée dans la même chambre que ses parents à l’exception des parents accompagnateurs (s’il y a lieu).  Toutes exceptions doivent être autorisées par l’entraîneur-chef.
  12. Pour les nageuses U10 seulement et pour des raisons de sécurité, Natation Artistique GatinEau exige la présence d’un parent responsable par chambre lors des séjours à l’hôtel.  Les frais d’hébergement du séjour de ce(s) parent(s), délégué par le parent gérant d’équipe seront inclus dans les frais de compétition.
  13. Lorsque les compétitions extérieures sont d’une durée d’une journée, il y a aucune annulation d’entraînement la semaine suivante.
  14. Lorsque les compétitions extérieures sont d’une durée de plus d’une journée, tous les entrainements des lundis et mardi en équipe et en routine complémentaires seront annulées. Les pratiques du sport-études auront lieu. Natation Artistique GatinEau s’engage à donner le même nombre d’entrainements à toutes les routines complémentaires.
  15. Lors des compétitions extérieures, seuls les frais des entraineurs qui ont des équipes et le niveau requis seront assumés par Natation Artistique GatinEau.  Le Club s’engage à fournir l’encadrement d’un entraineur qualifié sur place pour accompagner toutes les athlètes ayant une ou des routines complémentaires.  Advenant qu’un parent décide de faire participer l’entraineur attitrée d’une nageuse qui a une routine complémentaire seulement (sans équipe), ce parent est responsable en tout temps de l’entraineur, de tous les frais et de la logistique impliquée (réservation d’hôtel, transport, nourriture et rémunération). Aucun salaire ne sera attribué par Natation Artistique GatinEau.
  16. Pour les compétitions locales, Natation Artistique GatinEau payera les entraineurs selon les barèmes suivants :
    1. Entraineurs d’équipe compétitives : montant forfaitaire de 75$ par journée pleine de compétition, et 37,50$ lorsque la présence de l’entraineur n’est requise que pour une demi-journée.
    2. Entraineurs de routines complémentaires : taux horaire de l’entraineur pour un nombre d’heures prédéterminées par l’entraineur-chef sur la base de l’horaire de compétition. Les entraineurs seront aussi rémunérés pour des retards d’horaire (hors de contrôle).

1.   Rôles et responsabilités de l’entraîneur responsable d’une équipe

Les entraîneurs dicteront l’horaire durant le séjour de la compétition.  Les rôles et responsabilités de l’entraîneur sont les suivants :

  • Surveiller l’horaire de compétition;
  • Déterminer l’horaire du départ, du retour et du séjour;
  • Distribuer les clés des chambres aux nageuses;
  • Être avec son équipe et présente lors déplacements de son équipe entre l’hôtel et le lieu de compétition en assurant que toutes les nageuses partent et reviennent de la façon prévue;
  • Vérifier avant le départ pour la piscine que toutes les nageuses ont leur équipement;
  • Encadrer et motiver ses nageuses;
  • S’informer des résultats, informer les nageuses et obtenir les commentaires des juges;
  • Informer et collaborer avec les parents gérants-d’équipe, les parents des besoins et de tout changement dans l’horaire;
  • S’assurer de bien encadrer ses nageuses pendant la durée du séjour.

2.   Rôles et responsabilités des parents

  • Encourager les nageuses dans les gradins;
  • Ne pas divulguer les résultats de compétition de vos filles avant son entraîneur;
  • Ne pas se présenter dans les vestiaires du site de compétition;
  • Respecter l’horaire et les consignes de l’entraîneur à l’hôtel, sur le site de la compétition et durant les déplacements;
  • Doit toujours conduire de façon sécuritaire lors du transport des nageuses.  Le parent s’engage à respecter les règlements de la sécurité routière.  Si les membres du club Natation Artistique GatinEau jugent que les enfants ne sont pas en sécurité, le parent pourrait être relevé de ses fonctions;
  • Être disponible pour tous les déplacements soit les allers/retours entre l’hôtel et le site de compétition, restaurants et autres endroits déterminés par le Club;
  • Demeurer en contact avec le gérant d’équipe et l’entraîneur;
  • Respecter l’horaire établi par l’entraîneur.

3.   Rôles et responsabilités du gérant d’équipe

  • Apporter un soutien à l’entraîneur tout au long du séjour;
  • Coordonner les repas des nageuses avec l’entraîneur et les parents;
  • Suivre les directives de l’entraîneur et le rencontrer pour connaître ses besoins et ses intentions;
  • Faire respecter l’heure et le point de ralliement du départ;
  • Faire respecter le couvre feu établi par l’entraîneur et s’assurer du repos des nageuses;
  • Superviser les déplacements dans l’hôtel.   S’assurer que les nageuses se promènent au minimum deux par deux.  S’assurer que les nageuses ne courent pas dans les corridors de l’hôtel et respectent en tout temps les autres clients de l’hôtel;
  • Avoir avec lui le cartable de l’équipe avec les numéros d’urgence, la liste d’allergie, la liste pour la prise de médicament;
  • Obtenir les numéros de chambres des nageuses sous sa supervision;
  • S’occuper de faire bloquer les lignes téléphoniques et les films;
  • Rencontrer les parents et les entraîneurs avant le départ;
  • Prendre connaissance et expliquer la politique de compétition aux parents;
  • S’occuper de faire l’appel réveil et s’assurer que les nageuses vont respecter l’horaire établi par l’entraîneur;
  • S’assurer que les nageuses ont de l’argent, vêtements, équipements de natation et collations nécessaire;
  • S’assurer de la bonne alimentation et de la bonne hygiène des nageuses;
  • Être disponible pour toquer et gélatiner si nécessaire;
  • Faire respecter la propreté des lieux tout au long du séjour;
  • Organiser des activités autorisées par l’entraîneur durant les temps morts.

4.   Frais de compétitions

  • Il est entendu que la nageuse qui ne peut participer à une compétition doit quand même accompagner son équipe sauf si elle a un billet d’un médecin signifiant qu’elle ne peut se rendre physiquement au site de compétition.  Prendre note que les frais de compétitions sont non remboursables.

 

Politique de levée de fonds et de bénévolat

2018-2019

I – Objectif

 En tant qu’organisme sans but lucratif, le Club Natation Artistique GatinEau est une organisation gérée par des BÉNÉVOLES et sans l’engagement de nos membres, le Club serait incapable de fonctionner. La présente politique vise donc à partager, de manière équitable et organisée, le temps de bénévolat et les fonds du Club nécessaires à son bon fonctionnement afin de limiter les coûts pour les nageuses (inscription et compétitions).

Ainsi, les fonds amassés peuvent servir à couvrir différents frais : formation des entraineurs, bris d’équipement, matériel d’entrainement, coûts reliés aux spectacles, imprévus, frais liés aux compétitions, ateliers ou autres.


 
II – Bénévolat

 Un minimum de 8 heures de bénévolat, incluant la participation à une levée de fonds du Club, pour chaque famille des nageuses compétitives est requis pour permettre de couvrir tous les besoins en support pour les activités du Club. Voici les évènements auxquels vous pouvez participer et partager votre précieux temps :

  • Levée de fonds du Club (une par saison, environ 3 heures)
  • Aide aux compétitions locales (sur place, préparation de nourriture, …)
  • Aide aux compétitions extérieures (nounou, préparation de nourriture, …)
  • Spectacles (décembre et juin)
  • Membre du conseil d’administration (environ 10 rencontres)
  • Gérance d’équipe
  • Gala et/ou fête de fin de saison
  • Tout autre aide…
Il est même possible de proposer d’autres activités pour les nageuses sous réserve d’approbation du conseil d’administration.

 

III – Levée de fonds

 Le Club de natation artistique de Natation Artistique GatinEau offre trois types de levée de fonds.

 

Levée de fonds
organisée par le Club,
pour le Club
Levée de fonds
organisée par le Club,
pour la nageuse
Levée de fonds
organisée par des membres,
pour certaines nageuses
Description Le Club s’engage à planifier puis organiser une levée de fonds dont 100% des profits seront pour le Club et l’ensemble de ses membres. Le Club s’engage à organiser et à offrir la possibilité aux nageuses de participer à une levée de fonds dont 100% des profits est remis aux nageuses participantes. Selon la demande, d’autres levées de fonds peuvent être organisées pour des compétitions hors de la saison régulière et à d’autres niveaux (provincial, national, international).
Procédure La participation à une levée de fonds du Club est obligatoire pour chaque famille des nageuses compétitives. Les dates des levées de fonds seront transmises dès qu’elles seront planifiées. La famille de la nageuse est libre de participer ou non. Les profits amassés seront remis aux nageuses participantes. Œ Obtenir par écrit l’approbation des entraineurs concernés et du c. a.
 Informer de la tenue de l’évènement (site web, manchette).
Ž Advenant la non-sélection d’une nageuse, les sommes recueillies seront redistribuées entre les autres nageuses ou au Club s’il n’y a qu’une nageuse
 Rédiger et remettre un cours rapport au c. a. dans les 7 jours suivants la levée de fonds.


 

L’organisation de compétitions locales, la préparation de nourriture, la participation de parents avec différents talents (menuiserie, D.J., comptabilité, tricot, cuisine, pâtisserie, …) réduit de beaucoup les frais de compétition et de fonctionnement pour le Club.  Votre aide et collaboration à tous est très précieuse et nos nageuses comptent sur nous tous pour le bon déroulement de la saison.

Politique salariale du Club de Natation Artistique GatinEau

(révisée – janvier 2020)

A) Taux horaire

Le taux horaire est fixé en fonction de l’échelle salariale du Club Natation Artistique GatinEau qui a été établie en fonction du nombre d’années d’expérience comme entraîneur, du niveau PNCE qui est complété ainsi que de l’obtention du certificat de sauveteur national (SN).

Taux horaire

Taux de base pour un entraîneur sans expérience  Selon le salaire minimum en vigueur
(Basé sur le salaire minimum valide au Québec)
Augmentation par année d’expérience comme entraîneur d’une équipe récréative ou compétitive, de solo/duo ou de bénévolat            0,50$/l’heure
Augmentation pour avoir complété avec succès un niveau PNCE  1,00$/l’heure
Augmentation pour avoir complété avec succès le cours de Sauveteur National (SN)                                       1,50$/l’heure

Un temps de préparation hebdomadaire de 0,5 heure est accordé pour chaque entraineur d’équipes compétitives, au salaire établi de l’entraineur.

 
B) Salaire de l’entraineur-chef et responsable du réseau récréatif

Ces salaires sont réévalués annuellement selon l’échelle salariale et les tâches demandées. Les salaires  sont entérinés par le Conseil d’administration du Club Natation Artistique GatinEau.
Le salaire de l’entraineur-chef du  Club Natation Artistique GatinEau est fixé à 22,00$, pour un maximum de 10 heures/semaine, plus la possibilité d’ajouter un 3h00 supplémentaire pour l’encadrement du réseau récréatif, s’il n’est pas fait par un autre entraineur.
En reconnaissance de la charge de travail d’encadrement supplémentaire et de gestion qui incombe à la personne responsable du volet récréatif, une prime de 2$ de l’heure sera ajoutée au salaire de la personne titulaire du poste (si autre que l’entraineur-chef) pour les heures d’encadrement du volet récréatif (3h00 par semaine).

 

C) Montant forfaitaire lors des compétitions

Compétitions extérieures :
Le Club Natation Artistique GatinEau payera aux entraîneurs un montant forfaitaire de 80$ par journée de compétition. Si le départ pour la compétition s’effectue en début d’après-midi et que les entraîneurs prennent en charge les athlètes en soirée, un montant forfaitaire de 40$ leur sera payé. Aucun salaire horaire n’est payé lors des journées de départ.

Compétitions locales :
Le Club Natation Artistique GatinEau payera les entraineurs selon les barèmes suivants :
-Entraineurs d’équipes compétitives : montant forfaitaire de 80$ par journée pleine de compétition, et 40$ lorsque la présence de l’entraineur n’est requise que pour une demi-journée.
-Entraineurs de routines complémentaires : taux horaire de l’entraineur pour un nombre d’heures prédéterminées par l’entraineur-chef sur la base de l’horaire de compétition. Les entraineurs seront aussi rémunérés pour des retards d’horaire (hors de contrôle). 

 
D) Montant forfaitaire lors des journées de Gala/ spectacles et lors de pratiques générales

La journée du Gala est considérée comme une journée de compétition et elle sera payée selon les tarifs de compétitions, soit 80$ la journée pour les entraîneurs d’équipes compétitives et 40$ pour les entraîneurs d’équipes récréatives et de routines complémentaires. Les journées de pratiques générales et de séances photo seront payées selon le taux horaire de chaque entraîneur sur la base d’un horaire préétabli par l’entraineur-chef. Le Club Natation Artistique GatinEau se réserve le droit de limiter le nombre de représentation lors des spectacles, et si la présence des entraineurs est requise pour un spectacle seulement, le per diem de 40$ sera octroyé.
 

E) Période de paie

Les salaires sont versés à toutes les deux semaines via le dépôt direct. La période est établie lorsque la saison commence et est conservée jusqu’à la fin de la saison.

 
F) Feuilles de temps

Les entraîneurs du réseau compétitif et récréatif doivent remettre leur feuille de temps le dimanche à 13h suivant la fin de la période de paie selon les modalités déterminées par l’entraîneur chef en début d’année  Les feuilles de temps doivent être approuvées par l’entraîneur chef et remises au trésorier du  Club Natation Artistique GatinEau.  Les salaires seront versés le jeudi suivant.

Aucun paiement ne sera émis si cette feuille de temps n’est pas dûment complétée, remise la journée prévue et approuvée par l’entraîneur chef. Les heures seront payées à la prochaine période de paye, seulement si la feuille de temps est complétée et remise la journée prévue.

Le Club Natation Artistique GatinEau attend des entraîneurs qu’ils se conduisent de façon responsable, honnête et professionnelle lorsqu’ils remplissent leur feuille de temps et qu’ils la soumettent.

G) Participation aux compétitions et remboursement des frais

Le Club demande aux entraineurs d’équipe d’accompagner les nageuses lors de compétition.  Pour le réseau compétitif, l’entraineur-chef est responsable de l’ensemble des entraineurs et doit assurer l’accompagnement d’un entraineur du Club Natation Artistique GatinEau pour assister toutes les routines complémentaires.  Pour le réseau récréatif, c’est la responsable du réseau qui assure cette responsabilité, en partenariat  avec l’entraineur-chef.
La politique de compétition stipule que les frais de transport et de nourriture de l’entraîneur sont assumés par l’équipe. À moins d’exception, le Club Natation Artistique GatinEau ne rembourse pas de frais aux entraîneurs en compétition.

 
H) Remboursement des frais de formation PNCE et de Sauveteur National

    • Le Club Natation Artistique GatinEau remboursera 50% des frais de formation PNCE et de Sauveteur National des entraîneurs.
    • La formation PNCE et de Sauveteur National doivent avoir été préalablement approuvées par l’entraîneur-chef ainsi que le Conseil d’administration du Club Natation Artistique GatinEau.
    • Le  Club procèdera au remboursement des frais de formation sur la recommandation de l’entraineur-chef qui confirmera que le cours a été complété avec succès.
    • L’ajustement salarial sera fait lors de la révision annuelle des salaires, effective le 1 septembre de chaque année de compétition.  S’il existe une problématique de paiement de la part de l’entraîneur, il est important que l’entraineur avise l’entraîneur-chef qui verra si des arrangements sont possibles auprès du Conseil d’administration.
    • Également, le Club Natation Artistique GatinEau demande un minimum de 2 ans d’engagement de la part des entraîneurs afin de bénéficier du remboursement des frais de formation PNCE et de Sauveteur National. Advenant un départ avant les 2 années, l’entraineur devra rembourser les frais de formation réclamés.

I) Participation aux réunions et aux formations offertes par le Club Natation Artistique Gatineau.

    • Les réunions convoquées par l’entraineur-chef seront payées selon le taux horaire de chaque entraîneur sur la base d’un horaire pré-établi par l’entraineur-chef.
    • Les formations qualifiées comme étant obligatoires et déterminées par l’entraineur-chef seront payées selon le taux horaire de chaque entraîneur sur la base d’un horaire pré-établi par l’entraineur-chef.
    • Le Club Natation Artistique GatiNeau et/ou l’entraineur-chef peut offrir des formations optionnelles pour aider au développement de ses entraineurs. Il est de la responsabilité de chacun des entraineurs de voir à son développement professionnel. Conséquemment, la participation à ces formations ne sera pas rémunérée.

Politique de remboursement

(en vigueur le 1 septembre 2018)

BUT : Informer les membres, les juges affiliés et le personnel de Natation Artistique GatinEau des frais et des montants qui pourront être remboursés par le Club.  Plusieurs éléments et tarifs ont été statués par le Conseil d’administration en fonction de la Politique tarifaire de Synchro Québec en vigueur.
 

1. Frais de transport

 Les membres du Conseil d’administration, les entraineurs, les juges affiliées et tous autres membres délégués par Natation Artistique GatinEau pour accomplir des fonctions au nom du Club à l’extérieur de la Outaouais pourront être remboursés pour des frais de déplacement jusqu’à concurrence de 400$, sur pré-approbation du Conseil d’administration ou de l’entraineur-chef.
 
Tel que stipulé à l’article 7.1 de la Politique tarifaire de Synchro Québec, les tarifs remboursables et applicables pour fins de planification sont les suivants :
 
0,30$ par km
0,40$ par km dans un contexte de co-voiturage avec d’autres membres mandatés
 

2. Frais de repas

Natation Artistique GatinEau remboursera les repas des juges affiliées lors des compétitions extérieures qui ne seront pas fournis par les clubs hôtes ou inclus avec l’hébergement.  Si le ou les juges doivent quitter la veille de la compétition, le souper sera remboursé, de même que celui de la journée du retour si l’arrivée à Gatineau est prévu pour plus tard que 18 :00.
 
A l’exception des compétitions extérieures, les membres du CA, les entraineurs, les juges affiliés et tous autres membres délégués par Natation Artistique GatinEau pour accomplir des fonctions au nom du Club à l’extérieur de l’Outaouais pourront aussi être remboursés, sur pré-approbation du Conseil d’administration ou de l’entraineur-chef.
 
Tel que stipulé à l’article 6.3 de la Politique tarifaire de Synchro Québec, les tarifs remboursables et applicables pour fins de planification sont les suivants :
 
Déjeuner :         8,00$
Lunch :                 12,00$
Souper :              25,00$
 
 

3. Frais d’hébergement

 Pour toutes compétitions extérieures, Natation Artistique GatinEau réserve et assume les frais d’hébergement des juges affiliés et des entraineurs mandatés par le Conseil d’administration ou l’entraineur chef.  Bien que le coût de la chambre et les taxes qui s’y rapportent soient payés, tous les autres services à la chambre sont aux frais de la ou des personnes qui occupe (nt) cette chambre. À moins d’exception, toute personne mandatée doit partager sa chambre avec une autre personne mandatée. Pour les entraineurs, l’hébergement est en occupation quadruple. Pour les juges, l’hébergement doit être en occupation double si deux juges sont mandatés par Natation Artistique GatinEau pour la compétition. Si un juge souhaite être seul(e) alors que deux juges sont requis, les frais d’hébergement ne seront pas remboursés pour une deuxième chambre.
Sur approbation du Conseil d’administration de Natation Artistique GatinEau, des frais d’hébergement pour les membres, entraineurs et juges affiliés pourront aussi être remboursés s’ils sont reliées à des fonctions requises par Natation Artistique GatinEau suivant les mêmes dispositions que pour les compétitions extérieures.
 

4. Remboursement de frais de formation et autres frais reliés au maintien des qualifications

 Formation des entraineurs :

Natation Artistique GatinEau rembourse 50% des frais de formation des entraîneurs (moniteur, PNCE et de Sauveteur National).  Toutes demandes de formation doivent être inclus dans le plan annuel de formation et/ ou avoir été préalablement approuvés par l’entraîneur chef ainsi que par le Conseil d’administration de Natation Artistique GatinEau.  Le remboursement des frais de formation et des frais adjacents applicables et pré-approuvés par le Conseil d’administration (ex. : transport, repas, hébergement) se fera suite à réception par le/la trésorier / ière des pièces justificatives (preuves de paiement et de réussite). Prendre note que Natation Artistique GatinEau demande un minimum de 2 ans d’engagement de la part des entraîneurs afin de bénéficier du remboursement des frais de formation PNCE et de Sauveteur National. Advenant un départ avant les 2 années, l’entraineur devra rembourser les frais de formation réclamés.

Affiliation et Congrès de Synchro Québec :
Natation Artistique GatinEau assume les frais d’affiliation annuels des entraineurs et des juges affiliés au Club, ainsi que les frais d’inscription relié au congrès de Synchro Québec. Des frais adjacents (repas, transport, hébergement) pourront aussi être remboursés par Natation Artistique GatinEau sur la pré-approbation du Conseil d’administration.

5. Per diem juges affiliés

 En plus des frais remboursables détaillés aux articles 1, 2 et 3, Natation Artistique GatinEau paye un per diem de 50,00$ par jour de compétition au(x) juge(s) affilié(s) mandaté(s) pour participer à une compétition locale ou extérieure pour Natation Artistique GatinEau.
 

6. Juges de l’extérieur de Gatineau

 Les juges non-affiliés mandatés par Natation Artistique GatinEau pour participer à des compétitions locale ou extérieures seront éligibles au remboursement des frais de transport, de repas mentionnés aux articles 1 et 2 et au per diem de 50,00$. Les frais d’hébergement, c’est-à-dire le coût de la chambre et les taxes applicables sont assumés par Natation Artistique GatinEau (occupation double, triple ou quadruple).

Politique de résolution des plaintes

But

Le Club Natation Artistique GatinEau est engagé à offrir des services de qualité à ses membres et à travailler de façon transparente pour favoriser la confiance et le respect parmi ses membres, ses partenaires et ses groupes d’intérêts.Une façon de respecter nos valeurs ainsi que la mission du Club, est d’écouter le point de vue de nos membres, athlètes, entraîneurs, juges, parents, bénévoles et autres groupes d’intérêts et d’y donner suite. Cela est notamment le cas quand vient le temps de répondre à des plaintes et de remédier à des situations de façon positive.Dans cette politique, le terme “plainte” est l’expression formelle d’un mécontentement relié à une insatisfaction à l’égard du Club Natation Artistique GatinEau, d’un entraîneur, d’un administrateur, d’un membre actif (nageuse, parent) ou d’un bénévole et ce, directement par rapport aux activités du Club Natation Artistique GatinEau.

Au moyen de cette politique, le Club  Natation Artistique GatinEau vise à s’assurer :

  • Qu’il sera simple de déposer une plainte;
  • Qu’une plainte sera traitée comme une indication de mécontentement à l’égard du Club Natation Artistique GatinEau, d’un entraîneur, d’un administrateur, d’un membre actif (nageuse, parent) ou d’un bénévole;
  • Que la plainte sera traitée efficacement dans les délais prescrits;
  • Que la plainte sera traitée avec discrétion, objectivité, intégrité et impartialité;
  • Que la réponse à la plainte soit répondue de façon raisonnable (que ce soit par des explications, par des excuses, par des corrections ou par d’autres mesures);
  • Que des leçons soient tirées des plaintes afin d’améliorer nos services et nos relations. 

Processus informel de plainte

Une approche informelle pour résoudre une plainte ou un conflit est toujours une option de choix.

Nous acceptons que plusieurs préoccupations soient exprimées de façon informelle et qu’elles puissent être traitées rapidement.  Nous visons donc ce qui suit :

  • Résoudre les préoccupations informelles rapidement;
  • S’assurer de la discrétion du processus informel de plainte;
  • Encourager, lorsque c’est approprié, le recours à la médiation entre le plaignant et la personne envers qui la plainte est dirigée afin de comprendre et résoudre ensemble la problématique.  Toutefois, si les préoccupations ne peuvent être traitées de façon informelle et satisfaisante, la procédure de plainte formelle sera suivie, telle que décrite ci-dessous.

 
Processus formel de plainte

Ce processus vise à s’assurer que toutes les plaintes formelles seront traitées rapidement, de façon objective, impartiale, en toute confidentialité et, dans la mesure du possible, à la satisfaction du plaignant.   
 

Dans le cadre de ce processus, la responsabilité du plaignant est la suivante :

  • Adresser et déposer la plainte (par courriel à l’adresse courriel suivante : gatineausynchroplainte@yahoo.ca) ou verbalement au Comité de gestion des plaintes (Andrée-Anne Bonin)
  • Expliquer la problématique le plus clairement possible et de décrire (s’il y  a lieu) toutes les mesures prisent à ce jour et de préciser le redressement demandé;
  • Allouer une période de temps raisonnable au Club Natation Artistique GatinEau pour enquêter sur le sujet de la plainte et de recommander une façon de régler la situation;
  • Maintenir le caractère confidentiel de la plainte;
  • Reconnaître que certaines circonstances pourraient être hors du champ d’action du Club Natation Artistique GatinEau.
     
    Il est difficile de résoudre des plaintes de façon satisfaisante lorsque le débat est public. Ainsi, une fois une plainte formelle est déposée,  le Club Natation Artistique GatinEau ainsi que le plaignant, vont s’assurer de faire tous les efforts raisonnables pour maintenir la confidentialité jusqu’à ce que la plainte soit résolue. Cependant, il se peut que dans certaines circonstances la confidentialité ne soit pas possible. Dans de telles situations, le Club Natation Artistique GatinEau et le plaignant s’entendront sur ce qui sera permis de divulguer.
     

Voici les deux étapes pour déposer une plainte formelle :

 

Étape 1

Si un plaignant n’est pas en mesure de résoudre une plainte de façon informelle, il peut déposer une plainte formelle (par courriel) au comité de gestion des plaintes de Natation Artistique GatinEau. L’adresse courriel du comité de gestion des plaintes est la suivante : gatineausynchroplainte@yahoo.ca. Aussi, vous pouvez vous adresser verbalement au Comité de gestion des plaintes (Chantal Provost). Le plaignant peut s’attendre à ce qu’on accuse réception de sa plainte dans les dix jours suivant son dépôt et qu’on y réponde dans les dix jours ouvrables suivant. Le comité de gestion des plaintes va préciser au plaignant la portée de l’enquête, du délai prévu et la manière dont les règles de confidentialité seront respectées durant le processus. 
 

Étape 2

Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse obtenue, il peut demander que les entraîneurs chefs et/ ou le Président du CA revoie la plainte. Le plaignant peut s’attendre à ce qu’on accuse réception de sa demande de révision dans les dix jours suivant son dépôt et qu’on y réponde dans les dix jours ouvrables suivant. 
 
Remarque : Si la plainte originale vise un membre du Comité de gestion des plaintes ou le CA  dans son ensemble, le Président du CA du Club Natation Artistique GatinEau va  s’occuper de l’étape finale de cette procédure.
 

Délais

Le but du Club Natation Artistique GatinEau est de résoudre toutes les plaintes le plus rapidement possible et selon les délais indiqués ci-dessus. Toutefois, il est inévitable que certaines questions soient plus complexes et requiert plus de temps pour permettre une enquête complète. Si une plainte exige une enquête plus poussée, le plaignant recevra une réponse intérimaire décrivant ce qui est fait pour traiter la plainte, à quand on peut s’attendre à recevoir une réponse complète et qui répondra à la plainte.
 

Surveillance et examen

Le Conseil d’administration du Club Natation Artistique GatinEau révisera cette politique de façon annuelle. Les plaintes déposées et les résolutions obtenues feront partis des procès verbaux. Ce rapport sera générique et ne permettra pas d’identifier les noms des personnes.