Nos politiques
Politique de compétition
Novembre 2024
BUT : L’objectif de cette politique est de garantir à tous les athlètes une approche solidaire, adaptée à leur âge et cohérente avec les événements compétitifs. Elle s’applique aux athlètes, à leurs familles, aux bénévoles et aux entraîneuses.
Général :
1. La participation aux compétitions est obligatoire. Tous les athlètes doivent participer aux compétitions telles qu’identifiées par l’entraîneuse-cheffe, pour la durée des compétitions. Les absences pour des urgences familiales, des problèmes médicaux ou toutes autres raisons doivent être approuvées par l’entraîneuse-cheffe avant la compétition. L’entraîneuse-cheffe peut demander des billets médicaux.
2. Il est entendu qu’une athlète qui ne peut pas participer à une compétition doit quand même accompagner son équipe, sauf si l’athlète a un billet d’un médecin signifiant qu’elle ne peut se rendre physiquement au site de compétition. Veuillez prendre note que les frais de compétitions sont non remboursables.
3. La participation aux entraînements dans les deux semaines précédant la compétition est obligatoire. Les absences pour des urgences familiales, des problèmes médicaux ou toutes autres raisons doivent être approuvées par l’entraîneuse-cheffe avant la compétition. L’entraîneuse-cheffe peut demander des billets médicaux.
4.Pour chacune des compétitions, les entraîneuses présenteront l’horaire du séjour de la compétition aux athlètes et aux parents. Les heures de départs, les allers-retours et les heures de repas seront indiquées dans les horaires transmis aux parents dans les plus brefs délais après que l’horaire de compétition soit disponible.
5. Lorsque les compétitions se déroulent en une seule journée, tous les entraînements seront maintenus les lundis et les mardis suivants.
6. Lorsque les compétitions extérieures sont d’une durée de plus d’une journée, tous les entraînements, le lundi et le mardi suivant, (équipe et routine complémentaires) seront annulés. Les entraînements du sport-études auront lieu. Natation Artistique GatinEau s’engage à donner le même nombre d’entraînements à toutes les routines complémentaires.
Tenue et comportement :
7. Tous les athlètes doivent collaborer à rendre leur séjour agréable. Les athlètes, les entraîneuses et les parents doivent se comporter de manière à ne pas entacher la réputation du club Natation Artistique GatinEau. Les athlètes doivent respecter en tout temps les parents gérants d’équipes, les entraîneuses, leurs pairs, les équipes adverses et tous les membres organisateurs lors des compétitions.
8. Les athlètes et les entraîneuses doivent revêtir le survêtement du club Natation Artistique GatinEau durant les jours de compétition. L’athlète comme l’entraîneuse doit toujours afficher une tenue propre et être bien mise pour les présences publiques. Les pantalons en jeans, les shorts trop courts et les camisoles trop courtes ou à bretelles spaghetti sont interdits en tout temps. Le port du survêtement, de tenues adéquates et de chaussures convenables est obligatoire lors de la remise des médailles et des rencontres avec la presse.
9. Les athlètes sont sous la responsabilité de l’entraîneuse-cheffe et des entraîneuses sur les lieux de la compétition, c’est-à-dire de l’arrivée à la piscine de compétition (selon l’horaire déterminé par les entraîneuses), et ce, jusqu’à la fin de la compétition. Chaque entraîneuse doit s’assurer que les athlètes quittent le lieu de la compétition avec leurs parents ou avec la personne désignée.
Transport, hébergement et nourriture :
10. Lorsque les athlètes sont en compétition à l’extérieur de la ville, Natation Artistique GatinEau s’efforcera d’offrir le meilleur hébergement possible au meilleur prix possible. Pour de multiples raisons de logistique et de préparation des athlètes, le club Natation Artistique GatinEau demande et planifie l’arrivée des athlètes la veille du premier jour de la compétition. Par respect pour l’ensemble des athlètes, le respect du couvre-feu est exigé de la part de tous les athlètes sans exception.
11. Lors des compétitions à l’extérieur de la région, chaque parent est responsable de transporter son enfant à l’hôtel, à l’heure indiquée sur l’horaire de la compétition fournie par les entraîneuses. Chaque parent est responsable du retour à Gatineau de son enfant au jour et à l’heure indiqués sur l’horaire de la compétition. Également, lors des jours de compétition, chaque parent est responsable de transporter son enfant pour les allers-retours entre l’hôtel et le site de compétition, les restaurants et tous les autres endroits déterminés par le club Natation Artistique GatinEau. Si un parent ne peut pas assurer le transport de son enfant, il doit le signaler à son entraîneuse dans les plus brefs délais. Toutes les exceptions doivent avoir été autorisées par l’entraîneuse-cheffe et/ou les entraîneuses adjointes.
12. Si un athlète doit quitter les lieux de la compétition avant l’heure indiquée sur l’horaire, le parent doit aviser l’entraîneuse dans les plus brefs délais avant de quitter les lieux.
13. Le transport et les repas des entraîneuses doivent être assurés et assumés par les parents de l’équipe. Les repas au restaurant doivent aussi être couverts par l’équipe. Natation Artistique GatinEau ne remboursera pas les factures de repas pour toutes compétitions extérieures. Elles seront redirigées vers le parent gérant d’équipe pour fins de remboursement. Si les parents de l’équipe ne sont pas en mesure de s’acquitter de ces responsabilités, les frais de déplacement ou de nourriture engagés par l’entraîneuse doivent être assumés par l’ensemble des parents. La gestion de ces situations est sous la responsabilité du parent gérant d’équipe.
14. Lors des compétitions à l’extérieur de la région, les repas seront gérés par les équipes individuelles. La coordination des repas va se faire par les parents gérants d’équipes en collaboration avec les entraîneuses. De plus, lors des compétitions, les repas des entraîneuses seront sous la responsabilité de l’équipe.
Hébergement — Équipes U10 et U12 :
15. Lors des séjours à l’hôtel, les athlètes seront sous la responsabilité de leur parent/accompagnateur à l’hôtel choisi par le club Natation Artistique GatinEau. Les frais d’hébergement du séjour du parent/accompagnateur, ainsi que l’athlète, seront payés par le parent de l’athlète. Les parents seront responsables de la réservation de leur chambre d’hôtel dans les plus brefs délais, aussitôt qu’un bloc de chambres ait été réservé par le club Natation Artistique GatinEau.
Hébergement — Équipes 13-15, 16-20 et Maîtres :
16. Lors des séjours à l’hôtel, les athlètes qui partagent des chambres seront entièrement sous la responsabilité des entraîneuses et des parents gérants d’équipes. Aucune athlète ne pourra être hébergée dans la même chambre que leurs parents à l’exception des parents accompagnateurs (s’il y a lieu). Toutes exceptions doivent être autorisées par l’entraîneuse-cheffe.
Coûts :
17. Lors des compétitions extérieures, seuls les frais des entraîneuses qui ont des équipes et le niveau requis seront assumés par Natation Artistique GatinEau. Le club s’engage à fournir l’encadrement d’une entraîneuse qualifiée sur place pour accompagner toutes les athlètes ayant une ou des routines complémentaires. Advenant qu’un parent décide de faire participer l’entraîneuse attitrée d’une athlète qui a une routine complémentaire seulement (sans équipe), ce parent est responsable, en tout temps, de l’entraîneuse, de tous les frais et de la logistique impliquée (réservation d’hôtel, transport, nourriture et rémunération). Aucun salaire ne sera attribué par Natation Artistique GatinEau.
Mesures disciplinaires :
18. À défaut de se conformer à la politique sur les compétitions tel qu’indiqué dans le présent document, des mesures disciplinaires peuvent être prises. Les avertissements seront donnés aux athlètes de la façon suivante :
1. Avertissement verbal décrivant l’infraction par une entraîneuse, informant l’athlète des possibles mesures disciplinaires pouvant être prises ainsi qu’un avis écrit aux parents
2. Un rapport d’incident sera rempli et remis aux parents ainsi qu’au conseil d’administration. Les décisions des entraîneuses concernant les règles et les mesures disciplinaires lors des compétitions devront être soumises et validées par l’entraîneuse-cheffe.
Urgences :
19. Les athlètes, les entraîneuses et les parents doivent suivre et respecter les procédures de sécurité des lieux de compétition et des hôtels.
20. Un point de rassemblement en cas d’urgence à l’hôtel sera choisi par le gérant d’équipe et communiqué aux entraîneuses, aux athlètes ainsi qu’aux parents.
21. Le parent gérant de chaque équipe doit avoir en main, à tout moment lors de la compétition, une trousse de premiers soins de base fournie par le club.
22. En cas de blessures ou de maladies, le parent/tuteur de l’athlète sera contacté dès que possible par une entraîneuse ou par un membre du conseil d’administration.
23. Les athlètes qui auront besoin de soins médicaux immédiats seront conduits à la clinique ou à l’hôpital le plus proche et seront accompagnées par une entraîneuse à tout moment ou jusqu’à ce qu’un membre de la famille soit présent.
Rôles et responsabilités de l’entraîneuse responsable d’une équipe
Les entraîneuses dicteront l’horaire durant le séjour de la compétition. Les rôles et responsabilités de l’entraîneuse sont les suivants :
● Surveiller l’horaire de compétition ;
● Déterminer l’horaire du départ, du séjour et du retour ;
● Être avec son équipe et présente lors des déplacements de son équipe entre l’hôtel et le lieu de compétition en s’assurant que toutes les athlètes partent et reviennent (selon les conditions prévues) de la façon prévue ;
● Vérifier avant le départ pour la piscine que toutes les athlètes aient leur équipement ;
● Encadrer et motiver ses athlètes ;
● S’informer des résultats, informer les athlètes et obtenir les commentaires des juges ;
● Informer et collaborer avec les parents gérants d’équipes ainsi qu’avec les parents des besoins et des changements à l’horaire ;
● S’assurer de bien encadrer ses athlètes pendant la durée du séjour.
Rôles et responsabilités des parents
Les rôles et responsabilités des parents sont les suivants :
● Ne pas divulguer les résultats de compétition des athlètes avant son entraîneuse ;
● Encourager les athlètes dans les gradins ;
● Ne pas se présenter dans les vestiaires du site de compétition ;
● Respecter l’horaire et les consignes de l’entraîneuse à l’hôtel, sur le site de la compétition et durant les déplacements ;
● Conduire de façon sécuritaire lors du transport des athlètes. Le parent s’engage à respecter les règlements de la sécurité routière. Si les membres du club Natation Artistique GatinEau jugent que les enfants ne sont pas en sécurité, le parent pourrait être relevé de ses fonctions ;
● Être disponible pour tous les déplacements, soit les allers-retours entre l’hôtel et le site de compétition, les restaurants et tous les autres endroits déterminés par le club Natation Artistique GatinEau ;
● Demeurer en contact avec le gérant d’équipe et l’entraîneuse ;
● Respecter l’horaire établi par l’entraîneuse ;
● Réserver leur chambre d’hôtel dans les plus brefs délais, aussitôt qu’un bloc de chambres ait été réservé par le club Natation Artistique GatinEau ;
● Équipes U10 et U 12 : Être disponible pour toquer et gélatiner si nécessaire.
Rôles et responsabilités du gérant d’équipe
Les rôles et responsabilités du gérant d’équipe sont les suivants :
● Apporter un soutien à l’entraîneuse tout au long du séjour. Cela inclut tous leurs repas ainsi que les déplacements ;
● Coordonner les repas des athlètes avec l’entraîneuse et les parents ;
● Suivre les directives de l’entraîneuse et la rencontrer pour connaître ses besoins ;
● Distribuer les clés des chambres de l’hôtel aux athlètes ;
● Faire respecter les heures et les points de ralliement du départ ;
● Faire respecter le couvre-feu établi par l’entraîneuse et s’assurer du repos des athlètes ;
● Équipes U10 et U12 : S’assurer que les parents/accompagnateurs ont réservé leur chambre (chambre qu’ils partageront avec leur enfant) à l’hôtel dans les plus brefs délais, soit aussitôt qu’un bloc de chambres ait été réservé par le club Natation Artistique GatinEau. S’assurer que les athlètes ne courent pas dans les corridors de l’hôtel et respectent en tout temps les autres clients et les règles de l’hôtel ;
● Équipes 13-15 et 16-20 : Superviser les déplacements dans l’hôtel. S’assurer que les athlètes se promènent au minimum deux par deux. S’assurer que les athlètes ne courent pas dans les corridors de l’hôtel et respectent en tout temps les autres clients et les règles de l’hôtel ;
● Équipes 13-15 et 16-20 : Obtenir les numéros des chambres des athlètes sous sa supervision ;
● Équipes 13-15 et 16-20 : S’occuper de faire l’appel de réveil et s’assurer que les athlètes vont respecter l’horaire établi par l’entraîneuse ;
● Équipes 13-15 et 16-20 : S’assurer que les athlètes ont tout ce qui est nécessaire (vêtements, équipements de natation, collations, médicaments au besoin, etc.) ;
● Équipes 13-15 et 16-20 : S’assurer qu’il n’y a pas d’athlètes manquantes dans les chambres d’hôtel ;
● Assumer toutes autres responsabilités jugées nécessaires par l’entraîneuse.
Politique de levée de fonds et de bénévolat
2018-2019
I – Objectif
En tant qu’organisme sans but lucratif, le Club Natation Artistique GatinEau est une organisation gérée par des BÉNÉVOLES et sans l’engagement de nos membres, le Club serait incapable de fonctionner. La présente politique vise donc à partager, de manière équitable et organisée, le temps de bénévolat et les fonds du Club nécessaires à son bon fonctionnement afin de limiter les coûts pour les nageuses (inscription et compétitions).
Ainsi, les fonds amassés peuvent servir à couvrir différents frais : formation des entraineurs, bris d’équipement, matériel d’entrainement, coûts reliés aux spectacles, imprévus, frais liés aux compétitions, ateliers ou autres.
II – Bénévolat
Un minimum de 8 heures de bénévolat, incluant la participation à une levée de fonds du Club, pour chaque famille des nageuses compétitives est requis pour permettre de couvrir tous les besoins en support pour les activités du Club. Voici les évènements auxquels vous pouvez participer et partager votre précieux temps :
- Levée de fonds du Club (une par saison, environ 3 heures)
- Aide aux compétitions locales (sur place, préparation de nourriture, …)
- Aide aux compétitions extérieures (nounou, préparation de nourriture, …)
- Spectacles (décembre et juin)
- Membre du conseil d’administration (environ 10 rencontres)
- Gérance d’équipe
- Gala et/ou fête de fin de saison
- Tout autre aide…
III – Levée de fonds
Le Club de natation artistique de Natation Artistique GatinEau offre trois types de levée de fonds.
Levée de fonds organisée par le Club, pour le Club |
Levée de fonds organisée par le Club, pour la nageuse |
Levée de fonds organisée par des membres, pour certaines nageuses |
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Description | Le Club s’engage à planifier puis organiser une levée de fonds dont 100% des profits seront pour le Club et l’ensemble de ses membres. | Le Club s’engage à organiser et à offrir la possibilité aux nageuses de participer à une levée de fonds dont 100% des profits est remis aux nageuses participantes. | Selon la demande, d’autres levées de fonds peuvent être organisées pour des compétitions hors de la saison régulière et à d’autres niveaux (provincial, national, international). |
Procédure | La participation à une levée de fonds du Club est obligatoire pour chaque famille des nageuses compétitives. Les dates des levées de fonds seront transmises dès qu’elles seront planifiées. | La famille de la nageuse est libre de participer ou non. Les profits amassés seront remis aux nageuses participantes. | Obtenir par écrit l’approbation des entraineurs concernés et du c. a. Informer de la tenue de l’évènement (site web, manchette). Advenant la non-sélection d’une nageuse, les sommes recueillies seront redistribuées entre les autres nageuses ou au Club s’il n’y a qu’une nageuse Rédiger et remettre un cours rapport au c. a. dans les 7 jours suivants la levée de fonds. |
Politique de résolution des plaintes
But
Le Club Natation Artistique GatinEau est engagé à offrir des services de qualité à ses membres et à travailler de façon transparente pour favoriser la confiance et le respect parmi ses membres, ses partenaires et ses groupes d’intérêts.Une façon de respecter nos valeurs ainsi que la mission du Club, est d’écouter le point de vue de nos membres, athlètes, entraîneurs, juges, parents, bénévoles et autres groupes d’intérêts et d’y donner suite. Cela est notamment le cas quand vient le temps de répondre à des plaintes et de remédier à des situations de façon positive.Dans cette politique, le terme “plainte” est l’expression formelle d’un mécontentement relié à une insatisfaction à l’égard du Club Natation Artistique GatinEau, d’un entraîneur, d’un administrateur, d’un membre actif (nageuse, parent) ou d’un bénévole et ce, directement par rapport aux activités du Club Natation Artistique GatinEau.
Au moyen de cette politique, le Club Natation Artistique GatinEau vise à s’assurer :
- Qu’il sera simple de déposer une plainte;
- Qu’une plainte sera traitée comme une indication de mécontentement à l’égard du Club Natation Artistique GatinEau, d’un entraîneur, d’un administrateur, d’un membre actif (nageuse, parent) ou d’un bénévole;
- Que la plainte sera traitée efficacement dans les délais prescrits;
- Que la plainte sera traitée avec discrétion, objectivité, intégrité et impartialité;
- Que la réponse à la plainte soit répondue de façon raisonnable (que ce soit par des explications, par des excuses, par des corrections ou par d’autres mesures);
- Que des leçons soient tirées des plaintes afin d’améliorer nos services et nos relations.
Processus informel de plainte
Une approche informelle pour résoudre une plainte ou un conflit est toujours une option de choix.
Nous acceptons que plusieurs préoccupations soient exprimées de façon informelle et qu’elles puissent être traitées rapidement. Nous visons donc ce qui suit :
- Résoudre les préoccupations informelles rapidement;
- S’assurer de la discrétion du processus informel de plainte;
- Encourager, lorsque c’est approprié, le recours à la médiation entre le plaignant et la personne envers qui la plainte est dirigée afin de comprendre et résoudre ensemble la problématique. Toutefois, si les préoccupations ne peuvent être traitées de façon informelle et satisfaisante, la procédure de plainte formelle sera suivie, telle que décrite ci-dessous.
Processus formel de plainte
Ce processus vise à s’assurer que toutes les plaintes formelles seront traitées rapidement, de façon objective, impartiale, en toute confidentialité et, dans la mesure du possible, à la satisfaction du plaignant.
Dans le cadre de ce processus, la responsabilité du plaignant est la suivante :
- Adresser et déposer la plainte (par courriel à l’adresse courriel suivante : gatineausynchroplainte@yahoo.ca) ou verbalement au Comité de gestion des plaintes (Andrée-Anne Bonin)
- Expliquer la problématique le plus clairement possible et de décrire (s’il y a lieu) toutes les mesures prisent à ce jour et de préciser le redressement demandé;
- Allouer une période de temps raisonnable au Club Natation Artistique GatinEau pour enquêter sur le sujet de la plainte et de recommander une façon de régler la situation;
- Maintenir le caractère confidentiel de la plainte;
- Reconnaître que certaines circonstances pourraient être hors du champ d’action du Club Natation Artistique GatinEau.
Il est difficile de résoudre des plaintes de façon satisfaisante lorsque le débat est public. Ainsi, une fois une plainte formelle est déposée, le Club Natation Artistique GatinEau ainsi que le plaignant, vont s’assurer de faire tous les efforts raisonnables pour maintenir la confidentialité jusqu’à ce que la plainte soit résolue. Cependant, il se peut que dans certaines circonstances la confidentialité ne soit pas possible. Dans de telles situations, le Club Natation Artistique GatinEau et le plaignant s’entendront sur ce qui sera permis de divulguer.
Voici les deux étapes pour déposer une plainte formelle :
Étape 1
Si un plaignant n’est pas en mesure de résoudre une plainte de façon informelle, il peut déposer une plainte formelle (par courriel) au comité de gestion des plaintes de Natation Artistique GatinEau. L’adresse courriel du comité de gestion des plaintes est la suivante : gatineausynchroplainte@yahoo.ca. Aussi, vous pouvez vous adresser verbalement au Comité de gestion des plaintes (Chantal Provost). Le plaignant peut s’attendre à ce qu’on accuse réception de sa plainte dans les dix jours suivant son dépôt et qu’on y réponde dans les dix jours ouvrables suivant. Le comité de gestion des plaintes va préciser au plaignant la portée de l’enquête, du délai prévu et la manière dont les règles de confidentialité seront respectées durant le processus.
Étape 2
Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse obtenue, il peut demander que les entraîneurs chefs et/ ou le Président du CA revoie la plainte. Le plaignant peut s’attendre à ce qu’on accuse réception de sa demande de révision dans les dix jours suivant son dépôt et qu’on y réponde dans les dix jours ouvrables suivant.
Remarque : Si la plainte originale vise un membre du Comité de gestion des plaintes ou le CA dans son ensemble, le Président du CA du Club Natation Artistique GatinEau va s’occuper de l’étape finale de cette procédure.
Délais
Le but du Club Natation Artistique GatinEau est de résoudre toutes les plaintes le plus rapidement possible et selon les délais indiqués ci-dessus. Toutefois, il est inévitable que certaines questions soient plus complexes et requiert plus de temps pour permettre une enquête complète. Si une plainte exige une enquête plus poussée, le plaignant recevra une réponse intérimaire décrivant ce qui est fait pour traiter la plainte, à quand on peut s’attendre à recevoir une réponse complète et qui répondra à la plainte.
Surveillance et examen
Le Conseil d’administration du Club Natation Artistique GatinEau révisera cette politique de façon annuelle. Les plaintes déposées et les résolutions obtenues feront partis des procès verbaux. Ce rapport sera générique et ne permettra pas d’identifier les noms des personnes.